VK Berlin: Festlegung der Laufzeit bei Rahmenvereinbarungen muss ausreichend dokumentiert sein

Eine aktuelle Entscheidung der Vergabekammer Berlin befasst sich u. a. mit den vergaberechtlichen Anforderungen an die Festlegung der Laufzeit bei Rahmenvereinbarungen.

Die Entscheidung betrifft ein Verfahren zur Vergabe des Betriebs von Heizanlagen sowie Heizungs- und Warmwasserbereitungsanlagen. Ausgeschrieben waren Rahmenvereinbarungen in 24 Losen, deren Laufzeit sechs Jahre mit einer zweimaligen Verlängerungsoption für den Auftraggeber um jeweils fünf Jahre betragen sollte. Ein Bieter beanstandete im Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer zahlreiche Gesichtspunkte betreffend die Grundlagen des Vergabeverfahrens, u. a. die Festlegung der Eignungskriterien, die fehlende eindeutige und erschöpfende Beschreibung der Leistung, die fehlende Kalkulierbarkeit der nachgefragten Angebote und die mangelnde Transparenz der Zuschlagskriterien.

Der Nachprüfungsantrag hatte u. a. wegen der Laufzeit der ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung Erfolg. Gemäß § 21 Abs. 6 VgV darf die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung höchstens vier Jahre betragen, es sei denn, es liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor. Einen solchen Sonderfall konnte die Vergabekammer hier nicht erkennen. Der Auftraggeber hatte dazu dokumentiert, dass  er wegen des Ziels der Versorgungssicherheit seiner Mieter an einer langfristigen Bindung an die Auftragnehmer interessiert sei. Dies genügte nach der Auffassung der Vergabekammer jedoch nicht, um eine Vertragsdauer der Rahmenvereinbarung von insgesamt knapp 16 Jahren bei Ausübung der Verlängerungsoptionen zu rechtfertigen. Insbesondere vermisste die Vergabekammer Darlegungen dazu, warum die Versorgungssicherheit bei kürzeren Vertragslaufzeiten nicht gewährleistet werden könne. In der Ausgestaltung der Laufzeit der Rahmenvereinbarungen lag damit nach der Auffassung der Vergabekammer ein Verstoß gegen das Vergaberecht.

Der Antragsteller hatte die  Laufzeit der Rahmenvereinbarung nicht ausdrücklich gerügt. Die Vergabekammer berücksichtigte diesen Gesichtspunkt dennoch bei ihrer Entscheidung, da sie ihn der Sache nach als von der Rüge der fehlenden Kalkulierbarkeit des ausgeschriebenen Auftrags umfasst ansah.

Weitere – lesenswerte – Ausführungen der Vergabekammer befassen sich insbesondere mit zahlreichen weiteren Gesichtspunkten der Kalkulierbarkeit, die die Vergabekammer ebenfalls zu dem Ergebnis brachten, dass die Ausschreibung keinen Bestand haben konnte. Die Vergabekammer verpflichtete den Auftraggeber daher zur Aufhebung des Vergabeverfahrens.

VK Berlin, Beschl. v. 13 September 2019, VK – B 1 – 13/19

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